Cómo cambiar rubro(s) presupuestal(es) en los documentos

Cuando en la ejecución presupuestal (de Gastos) de un Contrato, Orden de Servicios, etc. realizada a través de los documentos presupuestales: Certificado de Disponibilidad y Registros Presupuestales del Compromiso, de la Obligación y del Pago, se detecten inconsistencias (errores de digitación o de decisión) en algún(os) código(s) que conforman el rubro presupuestal afectado (Cuenta, Fuente, Recurso, Origen, Proyecto, etc), existen dos (2) alternativas de solución para subsanarlos: 

• Solución #1: Corregir los rubros presupuestales, directamente en los documentos originales. Generalmente, es la opción escogida por el usuario, cuando los documentos que presentan la(s) inconsistencias corresponden a un período aún no rendido a los entes de control.
• Solución #2: Registrar los ajustes a través de nuevos documentos y sin alterar los documentos originales. Generalmente, es la opción escogida por el usuario, cuando los documentos que presentan la(s) inconsistencias corresponden a un período ya rendido a los entes de control o no es viable alterar los 

SOLUCIÓN #1

Consiste en realizar las correcciones directamente en los documentos originales. Este es el procedimiento que se debe seguir, en el estricto orden:

1. Anule el documento Comprobante de Egreso (CE), si lo había elaborado. 
2. Anule el documento Orden de Pago Presupuestal (OP), si lo había elaborado.
3. Anule o elimine el documento Factura de Compra (FC, FCE, FCDS, etc), si lo había elaborado. Si la Factura de Compra corresponde al Documento Soporte (Ej: FCE, FCDS, etc.) debe anularla. De lo contrario debe eliminarla. 
4. Edite el Certificado de Disponibilidad (CD) y agréguele el o los ítems con el rubro correcto o deseado.
5. Edite el Compromiso Presupuestal (OC) y agréguele el o los ítems con el rubro correcto o deseado.
6. Edite la Obligación Presupuestal (CR), agréguele el o los ítems con el rubro correcto o deseado y elimínele el o los ítems incorrectos.
7. Edite el Compromiso Presupuestal (OC) y elimínele el o los ítems incorrectos.
8. Edite el Certificado de Disponibilidad (CD) y elimínele el o los ítems incorrectos.
9. Reingrese la Factura de Compra. (FC, FCE, FCDS, etc).
10. Reingrese la Orden de Pago Presupuestal (OP), con los ítems correctos. 
11. Reingrese el Comprobante de Egreso (CE), con los ítems correctos.

NOTAS.- 

• Si algún documento a los que se refiere este procedimiento no se había elaborado, omita el paso correspondiente.
• Si el sistema le muestra el error “Fecha de documento debe ser posterior” impidiéndole ingresar alguno de los documentos con su fecha original, puede seguir las instrucciones del siguiente artículo (haga clic aquí) para subsanar esta situación.

SOLUCIÓN #2

Consiste en realizar los ajustes correspondientes a través de nuevos documentos. Es decir, no se corrigen o alteran los documentos originales, sino que se generan nuevos documentos, en el mismo período u otro posterior, que deshacen lo ya ejecutado y vuelven a ejecutar lo requerido. Este es el procedimiento que se debe seguir, en el estricto orden:

1. Elabore una Nota Presupuestal (NP) con el Concepto Cancela/Revierte Pago para anular el efecto de la Orden de Pago Presupuestal (OP) original.
2. Elabore una Nota Presupuestal (NP) con el Concepto Cancela/Revierte Obligación para anular el efecto de la Obligación Presupuestal (CR) original.
3. Elabore una Nota Presupuestal (NP) con el Concepto Cancela/Revierte Compromiso para anular el efecto del Compromiso Presupestal (OC) original.
4. Elabore una Nota Presupuestal (NP) con el Concepto Cancela/Revierte Disponibilidad para anular el efecto del Certificado de Disponibilidad (CD) original.
5. Elabore una Nota de Contabilidad (CN) con el Concepto Otros, procurando que las imputaciones contables que allí se registren reviertan o anulen el efecto de la Factura de Compra (FC, FCDS, etc.) y el Comprobante de Egreso (CE).
6. Elabore un nuevo Certificado de Disponibilidad (CD), con los ítems (rubros) correctos.
7. Elabore un nuevo Compromiso Presupuestal (OC), con los ítems (rubros) correctos.
8. Elabore una nueva Obligación Presupuestal (CR), con los ítems (rubros) correctos.
9. Elabore una Nota de Contabilidad (CN) con el Concepto Causación Gastos, procurando que las imputaciones contables que allí se registren correspondan a las de la Factura de Compra (FC, FCDS, etc.).
10. Elabore una nueva Orden de Pago Presupuestal (OP), que afecte la Nota de Contabilidad (CN) elaborada en el paso anterior, con los ítems (rubros) correctos. 
11. Elabore una Nota de Contabilidad (CN) con el Concepto Abono a Cuenta, procurando que las imputaciones contables que allí se registren correspondan a las del Comprobante de Egreso (CE).

NOTAS.- 

• Si algún documento a los que se refiere este procedimiento no se había elaborado, omita el paso correspondiente.
• Si el sistema le muestra el error “Fecha de documento debe ser posterior” impidiéndole ingresar alguno de los documentos con la fecha requerida, puede seguir las instrucciones del siguiente artículo (haga clic aquí) para subsanar esta situación.