Actualizaciones a Módulos Financieros del Software ASCII

A continuación se muestra un historial de los desarrollos, mejoras y modificaciones efectuadas a los Módulos Financieros del Software "ASCII": CONTABILIDAD, PRESUPUESTOS y EMISIÓN DE DOCUMENTOS/CUENTAS CORRIENTES; clasificado descendentemente por fecha, conforme a la fecha de su publicación. 

MARZO DE 2023

1. Mantenimiento al informe Ref. COP549 – ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA (sólo para las entidades del Sector Público): el informe que se genere en los meses de marzo, junio y septiembre, por defecto asumirá que el “período anterior” a comparar corresponderá al trimestre inmediatamente anterior: diciembre (año anterior), marzo y septiembre, respectivamente; conforme a la Resolución 356 de 2022/12/30 de la Contaduría General de la Nación. Sin embargo, el usuario podrá determinar siempre, el período anterior con el cual desea efectuar la comparación.
2. Mantenimiento a los informes Ref. COP549 – ESTADO DE SITUACIÓN FINANCIERA y Ref. COP645 – ESTADO DE RESULTADOS: en el encabezado del informe mostrará texto que precisa que las cifras se expresan en pesos colombianos.
3. Se actualizan las tarifas de Autorretención de renta por Actividad Económica, según la Tabla de Actividades Económicas CIIU, conforme al Decreto 0261 de 2023/02/24 del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.

MARZO DE 2023 - ERRORES CORREGIDOS|

FEBRERO DE 2023

FEBRERO DE 2023 - ERRORES CORREGIDOS

1. En el informe Ref. COP736 – FORMULARIO F06_AGR del S.I.A.: el programa aborta si encuentra información en los Libros de Reservas y Cuentas por Pagar; debiendo informar de esta situación y continuar el proceso.
2. En el Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar: no imprime los datos de la Resolución de Habilitación de Numeración, si esta aplica.

ENERO DE 2023

1. Mantenimiento al Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, en modo Electrónico, con integración con FACTURATECH: el campo “CÓDIGO POSTAL” del proveedor ahora es obligatorio.
2. Mantenimiento a rutina de validación del control “Disponibilidad de Recursos en Caja”: si para la validación del control “Equilibrio Presupuestal” se omiten los Libros de Reservas y Cuentas por Pagar, también se hará para el control “Disponibilidad de Recursos en Caja”.
3. Mantenimiento al Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar, en modo Electrónico, con integración con FACTURATECH: se incluye el nodo “IAE” que corresponde a la “IDENTIFICACION DE ARTICULOS SEGUN ESTÁNDAR”; el cual está siendo exigido por la DIAN desde finales de diciembre de 2022, y ha sido causa de rechazo de los últimos documentos transmitidos.
4. Mantenimiento a la Tabla de BANCOS: se renombra el banco con código “06”; cambia de “BANCO CORPBANCA COLOMBIA S.A.” a “BANCO ITAU CORPBANCA COLOMBIA S.A.”.
5. Mantenimiento al informe Ref. COP632 – MOVIMIENTO PRESUPUESTAL POR CUENTA: se incluye opción para establecer si se muestran o no los Clasificadores Complementarios -modo EJECUCIÓN-. Si el usuario opta por “no mostrarlos” el informe será generado mostrando únicamente los Clasificadores Complementarios -modo PROGRAMACIÓN-.
6. Implementación del uso (captura) de los Clasificadores Complementarios -modo EJECUCIÓN- a partir del Registro Presupuestal del Compromiso, y no del Certificado de Disponibilidad (primer documento de ejecución del presupuesto público). Esta funcionalidad debe activarla el mismo usuario en los Parámetros de Presupuesto; únicamente antes de registrar el presupuesto inicial de la vigencia. Por defecto, la captura de los Clasificadores Complementarios se iniciará a partir del Certificado de Disponibilidad.

DICIEMBRE DE 2022

1. Mantenimiento a programas de consulta e impresión de documentos contables: se incluye el “Intervalo (de numeración)” como nuevo filtro en la ventana “Filtros para selección de documentos”, para permitir escoger los números inicial y final de los documentos a consultar.
2. Se actualiza el Catálogo de Clasificación Presupuestal – CCPET –  del ámbito Entidades Territoriales (Anexos 1A y 2A) a la versión 5; expedido mediante la Resolución 2372 del 9 de septiembre de 2022, por parte del Ministerio de Hacienda y Crédito Público.
3. Desarrollo de reporte Análisis de Disponibilidad de Recursos en Caja (Ref. COP649) (sólo para el Sector Público), que permitirá conocer en detalle los recursos con que cuenta o dispone la entidad para su ejecución y la manera como han sido ejecutados. El programa ofrece la opción de exportarlo a EXCEL.

DICIEMBRE DE 2022 - ERRORES CORREGIDOS

1. En el informe Ref. COP522 – DIRECTORIO DE PRESUPUESTO (sólo Sector Privado): si la Cuenta no existe muestra el Código y la Descripción de la última Cuenta leída existente.
2. En la tarea Ref. CPP748 – TRAZABILIDAD DE DOCUMENTOS SOPORTE: no ejecutaba la búsqueda de los archivos descargados por el INTEGRADOR FACTURATECH en la ruta correcta.

NOVIEMBRE DE 2022

1. Mantenimiento a programas de consulta e impresión de documentos contables: 

• La ejecución de la tarea se inicia mostrando los documentos existentes en el mes actual, sin necesidad de llenar filtros. 
• Se podrá ordenar la impresión del documento que se está consultando.
• No es necesario que la Fecha de Proceso (de ASCII) corresponda al período del documento a consultar.
• Los documentos a los cuales aplican estas nuevas características son: facturas, recibos de caja, comprobantes de pago, notas débito/crédito y notas de contabilidad.

1. Mantenimiento a programas de impresión de documentos presupuestales (notas presupuestales, certificados de disponibilidad, registros presupuestales de compromisos, obligaciones y pagos): la ejecución de la tarea se inicia mostrando los documentos existentes en la vigencia (año), sin necesidad de llenar filtros.

OCTUBRE DE 2022

SEPTIEMBRE DE 2022

AGOSTO DE 2022 - ERRORES CORREGIDOS

1. En el informe Catálogo de Clasificador Complementario (ref. COP648): al consultarlo en pantalla sólo mostraba la primera página.
2. En el informe Ejecución Presupuestal por Tercero (ref. COP633): mostraba el error “4087 – DOCUMENTO NO ENCONTRADO” cada vez que leía un recibo de caja.
3. En la tarea Impresión de Documentos (Contables) (ref. CPP515): siempre imprimía todos los documentos del mes, a partir del documento inicial seleccionado.

JULIO DE 2022

JULIO DE 2022 - ERRORES CORREGIDOS

MAYO DE 2022

MAYO DE 2022 - ERRORES CORREGIDOS

ABRIL DE 2022

1. Mantenimiento a programas actualizadores de documentos: se impide la creación y/o modificación de documentos sin imputación contable.
2. Se incorporan en la lista de Catálogos Externos los Clasificadores Complementarios: Sectores, Programas MGA, Productos MGA y Clasificación Central de Productos (CPC). A partir de ahora, la creación de Clasificadores Complementarios para su uso, se podrá llevar a cabo a través de la tarea Importación de Clasificadores desde Cat.Externo (ref. COP772).

1. Implementación de generación de los reportes de la Categoría Presupuestal CUIPO en la plataforma CHIP: Programación y Ejecución de Ingresos y Gastos. Los programas permiten obtener los reportes en pantalla, en papel y en archivos planos (CSV).

MARZO DE 2022 - ERRORES CORREGIDOS

1. En el informe Estado de Situación Financiera (ref. COP549): la variación relativa se debe calcular dividiendo la diferencia entre el saldo del año anterior.
2. En el informe Movimiento Presupuestal por Cuenta (ref. COP632): mostraba el error “4087 – DOCUMENTO NO ENCONTRADO” cada vez que leía un recibo de caja.
3. En el informe Listado de Saldos (ref. CPP553): no permitía generar el reporte, mostrando el error “02: Parametros de PRESUPUESTO no definidos.”.

ENERO DE 2022

1. Implementación de Clasificadores Complementarios del Presupuesto Público configurables por el usuario. Los cinco (5) Clasificadores del Presupuesto que en versiones previa estaban predeterminados y eran de uso opcional, como: Recursos, Orígenes Específicos, Destinaciones, Finalidades y Proyectos, se convierten ahora en Clasificadores Complementarios configurables por el usuario, en cuanto a su denominación, atributos (longitud y naturaleza) y de uso opcional. A propósito de la implementación del CCPET y CICP, el usuario puede hacer uso de los Clasificadores Complementarios, para el manejo de: Sectores, Programáticos, CPC y BPIN.
2. Implementación del manejo de los Clasificadores Complementarios en modo “Programación” y en modo “Ejecución”. En modo “Programación” el clasificador será requerido en todo momento; tanto al registrar novedades al Presupuesto Definitivo: Presupuesto Inicial, Adiciones, Disminuciones y Traslados; como al ejecutar el presupuesto: recaudos, certificados de disponibilidad, compromisos, obligaciones, pagos, constitución de Reservas y de Cuentas por Pagar. En modo “Ejecución” el clasificador será requerido únicamente al ejecutar el presupuesto: recaudos, certificados de disponibilidad, compromisos, obligaciones, pagos, constitución de Reservas, constitución de Cuentas por Pagar y cancelaciones o reversiones de lo ejecutado.
3. Implementación de máscaras de salida de datos, independientes para los códigos de Cuentas Presupuestales de Ingresos y de Gastos. Se da así solución a la incoherencia que se evidencia en la estructura de los Clasificadores Presupuestales CCPET y CICP, entre las cuentas de Ingresos y de Gastos.
4. Se incluye en los Parámetros Generales de Presupuesto un nuevo parámetro que permite constituir las Reservas y Cuentas por Pagar en la vigencia en que se realice el cambio de clasificador presupuestal; ya que no se pueden importar los códigos del rubro presupuestal del Compromiso u Obligación correspondientes en la vigencia anterior.
5. Se incluye la versión 4 del Catálogo Integrado de Clasificación Presupuestal – CICP – expedido mediante la Resolución Orgánica Reglamentaria 0051 del 30 de diciembre de 2021, por parte de la Contraloría General de la República.
6. Mantenimiento a la herramienta que facilita la implementación para la vigencia 2022 de los Catálogos de Clasificación Presupuestal CCPET o CICP: se incluyó el Catálogo Estándar de Cuentas Presupuestal para las Instituciones Educativas del Municipio de Santiago de Cali. Se puede encontrar en la tarea “Cambio Cat. Modelo Pptal.” del menú “Utilidades/Otras Utilidades”.
7. Se incluye el nuevo Catálogo Estándar de Cuentas Presupuestal (versión 1) que debe ser adoptado por las Instituciones Educativas Oficiales del Municipio de Santiago de Cali a partir de la vigencia 2022, conforme a requerimiento de la Secretaría de Educación del día 28 de diciembre de 2021.

DICIEMBRE DE 2021

1. Actualización del Catálogo de Cuentas Contable Estándar (versión 20) de las Instituciones Educativas Oficiales del Distrito de Santiago de Cali, incorporando la cuenta 442807-Bienes recibidos sin contraprestación conforme a requerimiento de la Secretaría de Educación del día 16 de diciembre de 2021.
2. Implementación de la validación inmediata del Código de Cuenta Contable versus el PUC o Catálogo Modelo adoptado en el momento de registrar las imputaciones contables de los documentos. El programa alertará (sin impedirlo) al usuario cuando haga uso de un Código de Cuenta Contable que ya no forma parte del PUC o Catálogo Modelo. Esta nueva característica se activará por defecto, y el usuario podrá desactivarla a través del parámetro “Validar código de CUENTA vs PUC?” en los Parámetros Generales/Parámetros de Contabilidad. Esta validación ya venía y continuará realizándose en la tarea Protección de Períodos.
3. Se incluye el parámetro “Formato alfabético del Nombre y/o Razón Social” en los Parámetros Generales/Configuración de Terceros para indicar si la razón social o los nombres y apellidos de los Terceros contendrán “sólo mayúsculas” o “mayúsculas y minúsculas”.
4. Se incluyen los archivos de datos del Inventario de Activos Fijos en el paquete (archivo ZIP) que contiene la información contable y presupuestal de las Instituciones Educativas Oficiales de Cali y que es enviada mensualmente a la Secretaría de Educación Municipal; y que se genera a través de la tarea “Exportar” del menú “Procesos/Consolidación/Manejo de archivos”.

NOVIEMBRE DE 2021

AGOSTO DE 2021

• Mantenimiento a programas de impresión de documentos: la impresión de un rango de documentos en formato PDF genera un solo archivo. Lo anterior, y a propósito de reciente concepto del Consejo Técnico de Contaduría Pública: “… Los libros y papeles del comerciante podrán ser conservados en cualquier medio técnico que garantice su reproducción exacta...”, para facilitar el archivo de los documentos soporte de la contabilidad y el presupuesto.

1. Actualización de la tabla de Clasificación de Actividades Económicas CIIU Rev. 4 A.C. conforme a Resolución 0114 del 20 de diciembre de 2020 de la DIAN.

JULIO DE 2021

MAYO DE 2021

MARZO DE 2021

FEBRERO DE 2021

ENERO DE 2021

DICIEMBRE DE 2020

NOVIEMBRE DE 2020

• Se incluye nueva versión del Catálogo de Clasificación Presupuestal para Entidades Territoriales y sus descentralizadas (CCPET), conforme a los Anexos 1 y 2 de la Resolución 1355 de Jul-1-2020 y correspondiente a la revisión de Nov-3-2020 (descargados del sitio http://www.urf.gov.co). 
• En la tarea Protección de Períodos se incluye regla para la verificación de la existencia de la causación contable (Factura de Compra y Comprobante de Egreso), que se exige realizar en el mismo período, para los documentos presupuestales (Obligación y Orden de Pago) que se hayan registrado en el período (a proteger). El incumplimiento de esta regla no impedirá que la protección del período se realice con éxito; es decir, que las inconsistencias informadas serán a modo de alerta y para su atención por parte del usuario.

OCTUBRE DE 2020

• En las tareas de ingreso de Facturas de Compra, Recibos de Caja y Comprobantes de Egreso, se incluye regla para la verificación de la inexistencia del documento en el Presupuesto de Ingresos de la vigencia.
• En la tarea de impresión del informe ref. Cop576 – Comprobante de Diario con nombre de Cuenta (2) se incluye opción para la impresión de “firmantes”.
• En la tarea de impresión del informe ref. Cop632 – Movimiento Presupuestal por Cuenta se incluye opción para la impresión de “firmantes”.

SEPTIEMBRE DE 2020

• Se incluye en la hoja de trabajo que genera la tarea “Reportes de Presupuesto para Contraloría: RCL” para ser importada en EXCEL: número y valor neto de la factura de compra asociada al documento Obligación Presupuestal (CR) y Comprobante de Pago (CE).

AGOSTO DE 2020

• Se incluyen campos para almacenar los datos de la Resolución DIAN de autorización del rango de numeración, que deben imprimirse como requisito del Documento Soporte en adquisiciones efectuadas a no obligados a facturar.
• Implementación de Catálogos de Clasificación Presupuestal: CCPET y CICP. Incluye las versiones publicadas hasta ahora de ambos catálogos, para iniciar la construcción del Catálogo de Cuentas Presupuestal. También incluye herramienta que facilita la construcción del Catálogo desde ahora (año 2020).

JULIO DE 2020

• Redenominación del documento FACTURA DE COMPRA EQUIVALENTE por DOCUMENTO SOPORTE EN ADQUISICIONES EFECTUADAS A NO OBLIGADOS A FACTURAR, conforme a Decreto 358 del 5 de marzo de 2020. 

JUNIO DE 2020

• Implementación de reportes SIFSE con información acumulada de 1 enero a 15 de junio de 2020. 

ABRIL DE 2020

Mantenimientos varios:

• En el documento Obligación Presupuestal, impreso, se muestra el “saldo disponible” del Compromiso Presupuestal aplicado y ejecutado.

MARZO DE 2020

Mantenimientos varios:

• En Protección de Períodos: exige que el proceso de Traslado de Costos se haya ejecutado, aún si no se presentaron transacciones en cuentas de Costos.

FEBRERO DE 2020

Mantenimientos varios:

• En Protección de Períodos: se incluye validación de la “configuración del Catálogo de Cuentas Contable”; específicamente se valida la correcta clasificación de las Cuentas de acuerdo con el Grupo del Balance.

NOVIEMBRE DE 2019

• Implementación del almacenamiento de las Notas a los Estados Financieros en el sistema, para ser incorporadas o asociadas a los Estados Financieros a través de referencias cruzadas. Consultar aquí Guía de implementación de Notas a los Estados Financieros.
• Adaptación de los Estados Financieros: De Situación Financiera y De Resultados bajo el marco normativo NIIF/NICSP. Los Estados que antes se encontraban en los menús como “Comparativos” ahora se denominan “Modelo NIIF/NICSP”; y los principales cambios son:
  • Inclusión de Referencias Cruzadas.
  • Redenominación de la variación en valores y porcentajes, como Absoluta y Relativa, respectivamente.

JUNIO DE 2019

• Desarrollo de programa que permite exportar a EXCEL, a través de archivo CSV, el movimiento contable, filtrado por: períodos (fecha inicial y final), Cuenta, Centro de Utilidad, Referencia, Tercero, Comprobante.

MAYO DE 2019

• Implementación de impresión selectiva de página(s) en todos los documentos contables expedidos o impresos en la aplicación. 
• Impresión del número de página y del número total de páginas en todos los documentos contables expedidos o impresos en la aplicación. 

ABRIL DE 2019

• Mantenimiento a formatos de Información Exógena DIAN conforme a: resoluciones 0060 del 30 de octubre de 2017 y 0045 del 22 de agosto de 2018.

FEBRERO DE 2019

• En los Estados Financieros: Balance General y Estado de Ganancias o Pérdidas se incluye la impresión del número de documento de identidad de los Firmantes.
• Redenominación de los Estados Financieros conforme a NIIF/NICSP.

DICIEMBRE DE 2018

• En el proceso Traslado de Saldos se incluye validación o verificación de la existencia, en el año siguiente, de la Cuenta cuyo saldo vá a ser trasladado, cuando se repite la ejecución del mismo.

JULIO DE 2018

• Implementación de nuevos controles y características para una mayor integración del proceso de ejecución del gasto en el presupuesto y la contabilidad estableciendo enlaces entre los documentos presupuestales y contables que intervienen en las etapas de causación de la cuenta por pagar y el pago.

En adelante, después de elaborado el Registro Presupuestal de la Obligación (a través del documento CR) se debe proceder al registro de la causación o reconocimiento del gasto y cuenta por pagar (a través de documentos FC, FCE, CN, etc.); y antes de elaborar el Registro Presupuestal del Pago (documento OP). Es así como queda implementada la asociación del Registro Presupuestal de la Obligación con el documento contable de causación del gasto y la cuenta por pagar. 

En el gráfico siguiente se ilustra el orden lógico de elaboración de los registros presupuestales y contables que intervienen en el proceso de Ejecución de Gastos.

Novedades en la Factura de Compra

• Se incluye el campo Obligación, para definir el Registro Presupuestal de la Obligación al cual se asocia la Factura. 
• Se incluye el campo Deducciones, para registrar otras deducciones efectuadas al proveedor/acreedor, además de las retenciones en la fuente y estampillas.
• El período (año y mes) de la Factura de Compra debe coincidir con el del Registro Presupuestal de la Obligación (CR). No se requiere que coincida el día.
• La fecha (año-mes-día) de la Factura de Compra no podrá ser posterior a la del Registro Presupuestal de la Obligación (CR); toda vez que el Registro Presupuestal de la Obligación (CR) se elabora una vez el proveedor o acreedor presenta su factura o cuenta de cobro.

Novedades en la Nota de Contabilidad

• Se realizaron cambios en el documento Nota de Contabilidad para permitir que pueda ser utilizado para la causación de los gastos (y cuentas por pagar) para los cuales no exista factura de compra o cuenta de cobro; como por ejemplo: causación de la nómina, causación de los gastos financieros, etc. Para tal efecto se incluyeron los siguientes campos: 

Concepto:      debe seleccionar Causación Gasto si la Nota de Contabilidad se elabora para tal fin. De lo contraro seleccionar Otros.

Obligación:       debe registrar el número del Registro Presupuestal de la Obligación al cual se asocia la Nota de Contabilidad.

Tercero:           debe registrar el código del Tercero que corresponde a la persona en cabeza de quien quedara causado el gasto y la cuenta por pagar. Debe ser el mismo del Registro Presupuestal de la Obligación.

Total Gasto:   debe registrar el valor total del gasto. Debe ser el mismo del Registro Presupuestal de la Obligación.

Deducciones:     debe registrar el valor de las retenciones y deducciones que disminuyen el valor a pagar.

Neto a Pagar:   calculado por el sistema, resulta de restar las Deducciones al Total del Gasto. Será el valor por el cual se elabora más adelante el Comprobante de Egreso.

• El período (año y mes) de la Nota de Contabilidad debe coincidir con el del Registro Presupuestal de la Obligación (CR). No se requiere que coincida el día.
• La fecha (año-mes-día) de la Nota de Contabilidad no podrá ser posterior a la del Registro Presupuestal de la Obligación (CR).

Novedades en el Comprobante de Egreso

• Se realizaron cambios en el documento Comprobante de Egreso para controlar que el valor del pago sea exactamente igual al valor de la cuenta por pagar, cuya Factura o Nota de Contabilidad fue previamente asociada al Registro Presupuestal de la Obligación.
• El período (año y mes) del Registro Presupuestal del Pago (OP) debe coincidir con el del Comprobante de Egreso (CE). 
• La fecha (año-mes-dia) del Registro Presupuestal del Pago (OP) no podrá ser posterior a la del Comprobante de Egreso (CE); toda vez que primero se elabora el Registro Presupuestal del Pago (OP) y posteriormente el Comprobante de Egreso (CE). 
• Implementación de nuevo control para la PROTECCIÓN de la información contable, aplicable únicamente para las Instituciones Educativas oficiales del municipio de Santiago de Cali. Consiste en la validación de inexistencia de decimales en los movimientos y saldos contables a partir de julio de 2018.

MAYO DE 2018

• Se incluye control en el proceso Actualización Global de Cuentas que impide actualizar la estructura de saldos de Cuentas Contables que ya presentan saldos o movimientos en el período (año) a reconfigurar.
• Se incluye opción en los generadores de reportes de la Categoría Presupuestal CGR del CHIP, para permitir al usuario determinar si las cifras en unidades de pesos se generen con/sin decimales.

ABRIL DE 2018

• Se incluye opción en los generadores de reportes de la Categoría Presupuestal CGR del CHIP, para permitir al usuario determinar el nivel de cuenta presupuestal en que se presenta el reporte; es decir, conforme al catálogo oficial (clasificador de conceptos) o al catálogo de cuentas de la entidad.
• Se incluye opción en los generadores de reportes RCL de Contralorías Departamentales, para permitir al usuario determinar si el número del documento se reporte con/sin ceros a la izquierda.

ENERO DE 2018

• Implementación del registro de recaudos sin situación de fondos, a través del documento Nota Presupuestal.