A continuación se muestra un historial de los desarrollos, mejoras y modificaciones efectuadas a los Módulos Financieros del Software "ASCII": CONTABILIDAD, PRESUPUESTOS y EMISIÓN DE DOCUMENTOS/CUENTAS CORRIENTES; clasificado descendentemente por fecha, conforme a la fecha de su publicación. 

JUNIO DE 2019

  • Desarrollo de programa que permite exportar a EXCEL, a través de archivo CSV, el movimiento contable, filtrado por: períodos (fecha inicial y final), Cuenta, Centro de Utilidad, Referencia, Tercero, Comprobante.

MAYO DE 2019

  • Implementación de impresión selectiva de página(s) en todos los documentos contables expedidos o impresos en la aplicación. 
  • Impresión del número de página y del número total de páginas en todos los documentos contables expedidos o impresos en la aplicación. 

ABRIL DE 2019

  • Mantenimiento a formatos de Información Exógena DIAN conforme a: resoluciones 0060 del 30 de octubre de 2017 y 0045 del 22 de agosto de 2018.

FEBRERO DE 2019

  • En los Estados Financieros: Balance General y Estado de Ganancias o Pérdidas se incluye la impresión del número de documento de identidad de los Firmantes.
  • Redenominación de los Estados Financieros conforme a NIIF/NICSP.

DICIEMBRE DE 2018

  • En el proceso Traslado de Saldos se incluye validación o verificación de la existencia, en el año siguiente, de la Cuenta cuyo saldo vá a ser trasladado, cuando se repite la ejecución del mismo.

JULIO DE 2018

  • Implementación de nuevos controles y características para una mayor integración del proceso de ejecución del gasto en el presupuesto y la contabilidad estableciendo enlaces entre los documentos presupuestales y contables que intervienen en las etapas de causación de la cuenta por pagar y el pago.

En adelante, después de elaborado el Registro Presupuestal de la Obligación (a través del documento CR) se debe proceder al registro de la causación o reconocimiento del gasto y cuenta por pagar (a través de documentos FC, FCE, CN, etc.); y antes de elaborar el Registro Presupuestal del Pago (documento OP). Es así como queda implementada la asociación del Registro Presupuestal de la Obligación con el documento contable de causación del gasto y la cuenta por pagar. 

En el gráfico siguiente se ilustra el orden lógico de elaboración de los registros presupuestales y contables que intervienen en el proceso de Ejecución de Gastos.

 

 

Novedades en la Factura de Compra

  • Se incluye el campo Obligación, para definir el Registro Presupuestal de la Obligación al cual se asocia la Factura
  • Se incluye el campo Deducciones, para registrar otras deducciones efectuadas al proveedor/acreedor, además de las retenciones en la fuente y estampillas.
  • El período (año y mes) de la Factura de Compra debe coincidir con el del Registro Presupuestal de la Obligación (CR). No se requiere que coincida el día.
  • La fecha (año-mes-día) de la Factura de Compra no podrá ser posterior a la del Registro Presupuestal de la Obligación (CR); toda vez que el Registro Presupuestal de la Obligación (CR) se elabora una vez el proveedor o acreedor presenta su factura o cuenta de cobro.

Novedades en la Nota de Contabilidad

  • Se realizaron cambios en el documento Nota de Contabilidad para permitir que pueda ser utilizado para la causación de los gastos (y cuentas por pagar) para los cuales no exista factura de compra o cuenta de cobro; como por ejemplo: causación de la nómina, causación de los gastos financieros, etc. Para tal efecto se incluyeron los siguientes campos: 

Concepto:                           debe seleccionar Causación Gasto si la Nota de Contabilidad se elabora para tal fin. De lo contraro seleccionar Otros.

Obligación:                        debe registrar el número del Registro Presupuestal de la Obligación al cual se asocia la Nota de Contabilidad.

Tercero:                               debe registrar el código del Tercero que corresponde a la persona en cabeza de quien quedara causado el gasto y la cuenta por pagar. Debe ser el mismo del Registro Presupuestal de la Obligación.

Total Gasto:       debe registrar el valor total del gasto. Debe ser el mismo del Registro Presupuestal de la Obligación.

Deducciones:     debe registrar el valor de las retenciones y deducciones que disminuyen el valor a pagar.

Neto a Pagar:    calculado por el sistema, resulta de restar las Deducciones al Total del Gasto. Será el valor por el cual se elabora más adelante el Comprobante de Egreso.

 

  • El período (año y mes) de la Nota de Contabilidad debe coincidir con el del Registro Presupuestal de la Obligación (CR). No se requiere que coincida el día.
  • La fecha (año-mes-día) de la Nota de Contabilidad no podrá ser posterior a la del Registro Presupuestal de la Obligación (CR).

 

Novedades en el Comprobante de Egreso

  • Se realizaron cambios en el documento Comprobante de Egreso para controlar que el valor del pago sea exactamente igual al valor de la cuenta por pagar, cuya Factura o Nota de Contabilidad fue previamente asociada al Registro Presupuestal de la Obligación.
  • El período (año y mes) del Registro Presupuestal del Pago (OP) debe coincidir con el del Comprobante de Egreso (CE). 
  • La fecha (año-mes-dia) del Registro Presupuestal del Pago (OP) no podrá ser posterior a la del Comprobante de Egreso (CE); toda vez que primero se elabora el Registro Presupuestal del Pago (OP) y posteriormente el Comprobante de Egreso (CE). 
  • Implementación de nuevo control para la PROTECCIÓN de la información contable, aplicable únicamente para las Instituciones Educativas oficiales del municipio de Santiago de Cali. Consiste en la validación de inexistencia de decimales en los movimientos y saldos contables a partir de julio de 2018.

MAYO DE 2018

  • Se incluye control en el proceso Actualización Global de Cuentas que impide actualizar la estructura de saldos de Cuentas Contables que ya presentan saldos o movimientos en el período (año) a reconfigurar.
  • Se incluye opción en los generadores de reportes de la Categoría Presupuestal CGR del CHIP, para permitir al usuario determinar si las cifras en unidades de pesos se generen con/sin decimales.

ABRIL DE 2018

  • Se incluye opción en los generadores de reportes de la Categoría Presupuestal CGR del CHIP, para permitir al usuario determinar el nivel de cuenta presupuestal en que se presenta el reporte; es decir, conforme al catálogo oficial (clasificador de conceptos) o al catálogo de cuentas de la entidad.
  • Se incluye opción en los generadores de reportes RCL de Contralorías Departamentales, para permitir al usuario determinar si el número del documento se reporte con/sin ceros a la izquierda.

ENERO DE 2018

  • Implementación del registro de recaudos sin situación de fondos, a través del documento Nota Presupuestal